FIN DE SAISON : mois de JUIN

LANCER FORMULAIRE DE PRÉ-RENTRÉE pour préparer les groupes de la saison suivante : les gens se "pré-inscrivent" en notant leurs intentions pour la rentrée au travers d'un formulaire.

  1. Créer les groupes de la prochaine saison.
  2. Modifier la Saison d'enseignement par défaut dans la vue Créer Tarif   [mettre la saison prochaine]
  3. Créer les tarifs
  4. Définir une date de fin de collecte des inscriptions de pré-rentrée [Cette date est-elle dynamique dans le système ? ]
  5. Configurer/Adapter et tester le formulaire de pré-rentrée [ joran ] : https://www.manashantiyoga.fr/fr/formulaire/pre-inscription
    1. Modifier la liste des forfaits que l'on rend disponibles dans le formulaire : https://www.manashantiyoga.fr/fr/admin/structure/taxonomy/forfaits_de_cours
      Cette liste doit-être maintenue parallèlement aux tarifs... car on n'utilise pas les tarifs pour la générer [ ce qui est dommage ]
  6. Envoyer des eMail individualisés à chaque élève... avec un lien vers le formulaire : modification possible jusqu'au "31 août".
  7. Collecter et suivre des 2 souhaits exprimés : tri chronologique dans un tableau récapitulatif. L'accès au suivi est possible via le menu admin en haut de page lorqu'on est connécté.

 

DÉBUT DE SAISON : vers le 20 AOUT

  1. Placer les dépliants dans les boutiques bio Chaville / Sèvres / Viroflay, si besoin + affiche verticale (biocoop / panneaux municipaux).
  2. Mettre à jour banderole vitrine pour annoncer la date du Stand des Inscriptions
  3. Envoyer un mail personnalisé à chaque élève (et couples avec proposition de tarif réduit) : ce mail invite à venir dès le 1er septembre sur le stand pour payer son année, déposer son certificat médical ou signer la décharge, ou tout envoyer par courrier postal avant la date de reprise du yoga (chèques à l'ordre de David Schmit).
  4. Ceux qui n'ont pas encore répondu au formulaire en ligne sont relancés, et invités à venir au Stand.
  5. Un mail est adressé aux personnes nouvelles nous ayant contacté pour un cours de yoga, les invitant à venir au Stand des Inscriptions pour voir ensemble quels créneaux sont disponibles, puisqu'elles n'ont pas priorité : envoyer PDF du Formulaire d'inscription et Règlement intérieur.
  6. Téléphoner aux élèves non-connectés pour annoncer la date du stand et les inviter à venir.
  7. Publier l'article "stand de Inscriptions", après avoir modifié les informations, ainsi que l'image> cocher "publier au carrousel"
  8. Mettre à jour les élèves actifs / inactifs
  9. Créer un article (ce n'est pas un événement) "saison 2021-2022" dans l'agenda et carrousel, avec les horaires sous forme de tableau / image JPEG. Modifier les dates.
  10. Cloner les tarifs pour la nouvelle saison : modifier éventuellement les prix / articles
    Pour trier les tarifs, aller sur https://www.manashantiyoga.fr/fr/tarifs [ en étant connecté ]. Ne pas oublier de filtrer la période d'enseignement puis d'enregistrer après avoir fait le tri.
  11. Dans la page Tarif : cliquer sur "modifier" à chaque article tarifé, puis dans l'onglet "VOIR", cliquer sur "cloner ce contenu". Modifier le nom (retirer Clone de...) et passer à la nouvelle saison, enregistrer. Enfin dé-publier l'ancien tarif.
  12. Installer dans l'agenda la première semaine de cours avec répétition de dates : 37 semaines sauf les créneaux exclus de la dernière semaine (36 semaines). ATTENTION : on doit associer un groupe à chaque créneau.
  13. Créer un événement Vacances Toussaint / Février / Noël / Pâques en ajustant la date aux Samedis (ou autre si les vacances débutent en pleine semaine) :
    1. Nom des vacances (ex : Vacances Pâques)
    2. Sans type de leçon
    3. Période date à date (heure : 00:00 ce qui permet d'inclure à la période le premier jour) - désactiver les inscriptions.
    4. Zone de promotion : Agenda (désactiver Liste des événements)
    5. Période d'enseignement : saison actuelle
  14. Créer les Ateliers dont on connaît déjà la date (+ numéroter les ateliers Méditation dans le TITRE, et non pas dans l'AUTOCOLLANT)
  15. Noter sur l'agenda papier les plages de vacances exactes (normalement la 1re semaine des vacances)
  16. Noter sur papier la liste par cours des jours exclus
  17. Exclure les dates des vacances dans les cours répliqués.
  18. Lorsque les périodes de cours d'essai se sont terminées : attribuer un forfait aux élèves qui sont satisfaits, et un créneau définitif.
  19. Déverser les groupes dans les événements Cours réguliers de la nouvelle saison.
    Pour cela :
    1. Contacter Joran pour piloter le déversement à 2 : faire des sauvegardes de la bdd
    2. Le script 'Rule link' de déversement possède depuis 2017 une option 'simulation' qui pour le moment doit être activé par Joran dans le code de la 'Rule link'.
      Nom de la Rule à modifier : Déversement des groupes (Nom système: subscribe_all_group_to_all_event)
    3. Faire un test de déversement en mode 'Simulation' et contrôler le résultat affiché. Il se peut que l'affichage ne se fasse pas à la première action. Dans ce cas : recommencer. Dans le rapport affiché, étonnement, la première date de cours est listée à la fin, mais cela n'a pas de conséquence.
    4. Si OK repasser le script en mode normal.
    5. Se rendre sur chaque groupe de la saison et cliquer sur le bouton 'inscrire toutes les personnes de ce groupe...'
    6. Vérifier le résultat à chaque déversement, avant de procéder au suivant...
    7. Demander une sauvegarde.
  20. Gérer les élèves qui ont changé de groupe en début de saison avant le déversement. Sinon, effectuer les modifications manuellement si le déversement a déjà été fait.
  21. Demander aux élèves de mettre à jour leur planning de cours, dans Mon compte.
  22. Vérifier que les pastilles s'affichent bien dans l'agenda.

 

Vers le 1er septembre

  1.  Installation de tous les 1er souhaits dans les groupes. Liste d'attente des 2èmes souhaits.
  2. Re-créditer des séances aux élèves ayant eu un problème médical ou familial...
  3. Vérifier la cohérence des achats ecommerce qui ont pu survenir en aout [ techniquement la saison S ] alors qu'ils concernent la saison S+1
  4. Pour les soldes de cours : il ne sont calculés que selon la date de début de saison spécifié dans la saison, soit à priori le 1er septembre, mais on peut la changer.

 

 

ACTIONS FIN DE SAISON [ JORAN ]

  1. Renouer avec le formulaire de transition de saison : https://www.manashantiyoga.fr/fr/formulaire/pre-inscription

  2. s'assurer de la non accessibilité du formulaire de souhaits
  3. Modifier le formulaire de souhait [ entityform Saison ] pour que - par défaut - la saison affectée soit la prochaine saison :
    https://www.manashantiyoga.fr/fr/admin/structure/entityform_types/manage/student_season/
    https://www.manashantiyoga.fr/fr/admin/structure/entityform_types/manage/student_season/fields/field_teach_season
  4. le modifier pour la nouvelle saison :
    1. Modifier le sous module zmanashanticount_user_service : certaines données pour générer les phrases sont dynamiques, mais les variables doivent êtres saisies de le script.
      Exemple : année, date de fin,...
          $finishing_season = "2020-2021";
          $next_season = "2021-2022";
          $presubscription_date = "31 aout 2021";
      Ces variables devraient plutôt provenir d'une entité saison.... evaluer la possibilité que les Term Taxonomie Saison soient les entités saisons dont on a besoin...
    2. Modifier la vue zERACThisSeasonGroups [ dans zGroup ] qui permet de générer la liste des créneaux possibles :
      https://www.manashantiyoga.fr/fr/admin/structure/views/view/zgroup/edit/entityreference_1
  5.  

ACTIONS DE DEBUT DE SAISON [ JORAN ]

  1.  Rendre disponible la nouvelle saison [ nouveau mots-clé de saison... ]
  2. Activer les outils indiquant aux élèves qu'en début de saison, les données de saturations de cours et leurs fiches élève ne sont pas précises...
    1. Des modifications via CSS dans le fichier manashanti-hack.less : le mixin .zGaugeInactive() doit être activé pour modifier les affichages de l'agenda... Ceci est à améliorer..
    2. Un message Pop On Load s'affiche à tout personne au moment ou elle essaie de se connecter. Voir Structure > Pop On Load... Eventuellement : réinstaller ce module et refaire le block. [ Attention : en 2019 : le colorbox n'est pas responsive : la phrase est tronquée sur les mobiles...
    3. Un message de bloc est affiché sur les fiches élèves.... L'interrupteur d'affichage est celui proposé par la gestion standard des block;
  3.  Mettre à jour manuellement la saison par défaut à la valeur de la saison actuelle dans les objets qui proposent de choisir la saison...
    1. Inscription [ node ]
      https://www.manashantiyoga.fr/fr/transactions/ajouts-rapides#overlay=fr/admin/structure/types/manage/inscription/fields/field_teach_season
    2. Achats [ entity form ]
      https://www.manashantiyoga.fr/fr/transactions/ajouts-rapides#overlay=fr/admin/structure/entityform_types/manage/buy/fields/field_teach_season
    3. Le solde de cours 'Cours restant' :
      https://www.manashantiyoga.fr/fr/admin/structure/views/view/zpurchase/edit/block_8
    4. Pré-inscription de Saison [ entity form ] : Lorsqu'un élève se pré-inscrit, il faut mémoriser la saison concernée afin de pouvoir la filtrer dans les vues. La saison d'enseignement stockée doit être mise à jour non pas à la transition de saison mais à la date d'ouverture des pré-insciption.
    5. Liste des tarifs publics  [ ils ne présentent que les tarifs de la saison en cours, mais le filtre de la vue ne peut pas être dynamisé... Trouver comment le dynamiser via PHP ]
      https://www.manashantiyoga.fr/fr/s-inscrire/tarifs#overlay=fr/admin/structure/views/view/zoffers/edit/block%3Fdestination%3Dnode/149
    6. Dans la vue qui génère un sélecteur ne contenant que la liste des "tarifs" de la saison actuelle : le filtre n'est pas dynamique non plus [ zOffers Entity Reference]
      https://www.manashantiyoga.fr/fr/s-inscrire/tarifs#overlay=fr/admin/structure/views/view/zoffers/edit/entityreference_1
      WARNING : Depuis 2024 : ceci n'est plus  à faire car cette vue propose des résultats groupés par saison, avec les tarifs de la dernière saison en premier [ décroissant ].... donc on dispose de tous les tarifs :.... Pas nécessaire de filtrer...
    7. La vue zGroup qui présente les groupes de la saison pour les field collections "souhaits de groupes" [ Entityform Saison d'élèves ]
      ATTENTION : Depuis la rentrée 2020-2021 : le champ groupe_affiliation qui - pour l'enseignant est une case à cocher multiple - doit pour l'elève être un choix unique bouton radio [ lorsqu'il émet un souhait de groupe dans sa pre-inscription ].... Ceci pose problème... comment autoriser l'enseignant à faire des choix multiples alors que les élèves ne doivent faire que des choix uniques... 2021-06-18 : ceci est à éclaircir.... comment ce problème a-t-il été réglé ?
      WARNING 2023 : Pas clair
    8. Vue zGroup :
      https://www.manashantiyoga.fr/admin/structure/views/view/zgroup/edit/entityreference_1
      https://www.manashantiyoga.fr/fr/s-inscrire/tarifs#overlay=fr/admin/structure/views/view/zgroup/edit/entityreference_view_widget_1
      https://www.manashantiyoga.fr/fr/s-inscrire/tarifs#overlay=fr/admin/structure/views/view/zgroup/edit/page
    9. Ré-initialiser les champs 'Certificats pour la saison' à 'Aucun'.
      Dans l'entité CRM-CORE Individual, éditer le champ Certificats pour la saison [field_this_season_certificate] et utiliser la fonction de réinitialisation de toutes les valeurs... en attendant d'avoir un stockage dans les bilans de saison.... Attention : la mise à jour des valeur par défaut requiert que les cases à cocher de langues soient bien configurées : cocher toutes les langues...
    10. Le filtre global des fiches utilisateurs sinon David doit le régler à chaque consultation. Ce filtre recoit du php donc : essayer de le faire une bonne fois pour toute en utilisant la fonction qui retourne le tid de la saison en cours.
    11. Les vue de la page Mon compte user :
      1. Mon compte > accordéon 'Mon planning'
        https://www.manashantiyoga.fr/admin/structure/views/view/zsubscription/edit/block_5
      2. Mon compte > accordeon 'Mes séances acquises'
        https://www.manashantiyoga.fr/admin/structure/views/view/zpurchase/edit/block_6
      3. Mon compte > accordeon 'Toutes mes opérations'
        https://www.manashantiyoga.fr/admin/structure/views/view/zpurchase/edit/block_7
      4. verifier si d'autres...
    12. Le filtres globaux des listes de pré-inscription annuelle
    13. La liste des groupes : https://www.manashantiyoga.fr/fr/groupes
  4. Dans le module zmanashanticount : Mettre à jour le script de la requète SQL de la fonction zsubscription_get_contact_purchased()  afin qu'elle écarte les tarifs ne comptant pas comme des leçon [ bug des inscriptions bibliothèques qui compte pour des cours... ]. Cela consiste à rajouter les conditions $query->condition('field_suscribed_offer_target_id', 43039, '!='); avec les valeurs concernée pour cette année. Par exemple ici 43039 est le id du tarif bibliothèque à exclure. Sinon : encore mieux : Améliorer la requête pour qu'elle exclue d'elle même tout tarifs qui ne correspond pas une quantité de cours.
  5. Surveiller les premiers soldes de cours qui deviennent opérationnels à la date de début de saison telle quelle est définie dans le terme de taxonomie Période d'enseignement. Avant cette date : les soldes affiches 0 mais devraient plutot afficher [--]. Le script css de style provisoire ajoute aussi un design specifique au solde de cours afin qu'il soit compris que ce n'est pas encore en service et qu'il faut attendre le début des cours....
  6. Fermer l'accès au formulaire d'inscription de saison :
    1. dans le menu utilisateur : désactiver l'entrée : https://www.manashantiyoga.fr/fr/admin/structure/menu/manage/user-menu
    2. dans l'entityform Saison : désactiver les soumissions : https://www.manashantiyoga.fr/admin/structure/entityform_types/manage/student_season
  7. Aider l'enseignant pour le déversement des groupes.
    Le déversement aboutit à la génération des inscriptions des élèves dans les cours qui correspondent à leur groupe.
    1. Faire des sauvegardes avant chaque grosse opération
    2. Le déversement des groupe se fait grâce à une Rule.
    3. Tester les scripts de déversement en mode simulation.
      Pour mettre le script en mode simulation : admin/config/workflow/rules/components/manage/rules_link_set_subscribe_all_group_to_all_event/edit/23
  8. Lorsque les groupes sont déversés ET que l'enseignant a bien saisi les achats ET que l'enseignant a bien saisi les présences : Supprimer les messages destinés aux élèves pour leur indiquer que les taux d'occupation de cours et leurs fiches ne sont pas encore à jour [ période de début de saison ]. En 2018, il y a 3 outils pour communiquer aux élèves sur cette période d'imprécision...
    1. supprimer le mixin .zGaugeInactive() dans manashanti-hack.less
    2. désactiver le module pop on load
    3. ?????
    4. 2023 : Attention : présence le 28 décembre 2023 de 50000 entrées 'xmlsitemap' dans la table 'queue' toutes datées du 11 septembre 2023 [  le déversement laisserait-il des données 'à traiter', ces données ne sont pas nettoyées par les crons.... les action xml sitemap n'aboutissent pas ??? ]